엑셀 숨은 기능 꿀팁 3탄: 조건부 서식, 숫자만 색칠하는 줄 알았다면 오산
엑셀 보고서를 만들다 보면 데이터가 너무 많아 눈에 잘 안 들어올 때가 있습니다. 이럴 때 가장 많이 쓰는 게 조건부 서식입니다. 하지만 많은 분들이 단순히 숫자 크기에 따라 색만 입히는 용도로만 사용하죠. 사실 조건부 서식은 훨씬 더 강력합니다. 오늘은 이 기능을 한 단계 업그레이드해보겠습니다.
조건부 서식은 셀 값이나 수식을 기준으로 자동 서식을 적용하는 기능입니다. 단순히 ‘100 이상이면 빨간색’ 같은 규칙 외에도, 다양한 상황에 맞게 확장할 수 있습니다.
- 강조 규칙: 특정 값 이상/이하, 특정 텍스트 포함 여부 강조
- 상위·하위 규칙: 상위 10%, 하위 10% 값만 색칠
- 데이터 막대: 값의 크기를 막대로 시각화
이처럼 조건부 서식은 숫자 비교를 넘어 직관적인 데이터 해석을 가능하게 합니다.
조건부 서식의 진가는 고급 기능에서 드러납니다.
- 아이콘 세트: 화살표, 신호등, 별점 등으로 상태를 표시
- 색조합: 값의 범위에 따라 색상 그라데이션 적용
- 수식 기반 서식: 단순 값이 아니라 논리식을 이용해 조건 설정
예를 들어 매출이 목표를 초과하면 파란색, 미달이면 빨간색으로 자동 표시하게 할 수 있습니다. 조건부 서식을 이용하면 보고서가 훨씬 읽기 쉬워집니다.
| 조건 | 적용 서식 | 효과 |
|---|---|---|
| 매출 ≥ 목표 | 파란 글씨, 굵게 | 성과 강조 |
| 매출 < 목표 | 빨간 배경 | 위험 경고 |
| 상위 10% | 녹색 아이콘 | 우수 항목 표시 |
수식 기반 조건부 서식
조건부 서식의 숨은 핵심은 바로 ‘수식 기반 규칙’입니다. 예를 들어 특정 날짜가 오늘 이전이면 자동으로 회색 처리하는 방식이 가능합니다.
=A2이 공식을 적용하면 지난 일정은 흐리게 표시되고, 오늘 이후 일정만 선명하게 보여집니다.
조건부 서식 관리
조건부 서식은 여러 개를 동시에 적용할 수 있습니다. 하지만 규칙이 많아질수록 충돌할 수 있으니, 조건부 서식 관리자에서 우선순위를 잘 정리해야 합니다.
조건부 서식은 단순히 셀에 색을 입히는 기능이 아닙니다. 아이콘, 데이터 막대, 수식까지 결합하면 ‘읽기 좋은 보고서’가 아니라 ‘보자마자 이해되는 보고서’를 만들 수 있습니다. 이제 조건부 서식을 숫자 강조 도구로만 보지 말고, 데이터 해석의 무기로 활용해보세요.
👉 다음 편(4탄)에서는 “셀 병합 대신 센터 맞춤, 왜 전문가들은 병합을 피할까?”를 다룹니다.
외부 참고 자료: Microsoft Excel 공식 도움말